NORMA
TÉCNICA DE CALIDAD DE LA GESTIÓN
PÚBLICA
NTC
GP 1000
La NTC GP 1000, por sus
siglas Norma Técnica de Calidad de la Gestión Pública, es la norma que
especifica los requisitos para la implementación de un Sistema de Gestión de
Calidad aplicable a todas las entidades públicas. El propósito fundamental de
esta norma se centra en promover que las entidades mejoren la calidad y el
desempeño de los servicios y productos ofrecidos a la ciudadanía. Es una
herramienta de gestión que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional
en términos de calidad y satisfacción social.
En el sentido
normativo, de acuerdo a los establecido en el artículo 6 de la Ley 872 de 2003,
la NTC GP 1000 emplea como base las normas internacionales ISO 9000:2005 y la
ISO 9001:2008 sobre la gestión de calidad, sin embargo, en términos generales,
la norma también integra requisitos y conceptos adicionales a los del estándar
ISO.
Es importante tener en
cuenta que la NTC GP 1000 pasó a ser parte del Modelo Integrado de Planeación y
Gestión – MIPG con el decreto 1499 de 2017, por ello a futuro se deben tener en
cuenta los lineamientos que presenta el MIPG.
ENFOQUE BASADO EN
PROCESOS
La orientación de la
NTC GP 1000 promueve la adaptación de un enfoque basado en procesos ¿En qué
consiste un enfoque basado en procesos? En determinar y gestionar una serie de
actividades relacionadas entre sí. La ventaja de adoptar este tipo de enfoque es
que permite tener un control continuo sobre los procesos individuales de la
entidad y el modo en que estos forman parte de la organización cómo un
todo. Este tipo de enfoque permite
entender el funcionamiento de una entidad como un engranaje por lo que promueve
la mejora continua.
La implementación de un
enfoque basado en procesos dentro de un Sistema de Gestión de la Calidad se
centra en la importancia de los siguientes aspectos:
La comprensión y el
cumplimiento de los requisitos
La necesidad de considerar
los procesos en términos del valor que generan
La obtención de
resultados del desempeño y la eficacia del proceso
La mejora continua de
procesos con base en mediciones objetivas
Un Sistema de Gestión
de Calidad basado en procesos se vería de la siguiente manera:
BENEFICIOS DE LA NTC GP
1000
Contribuye notablemente
al mejoramiento de la gestión en las entidades del estado.
Asegura que se
proporcione un servicio o producto confiable y eficaz a la ciudadanía.
Constituye una
herramienta de mejora en el desempeño de las entidades que la implementan.
Puede ser implementada
de manera integrada con otros sistemas de gestión sin generar conflictos.
PRINCIPIOS DEL SISTEMA
DE GESTIÓN DE CALIDAD
La NTC GP 1000
establece que los principios del Sistema de Gestión de Calidad de las entidades
públicas se enmarquen, integren, complementen y desarrollen dentro de los
principios de la constitución colombiana:
Enfoque hacia el
cliente: La razón de ser de las entidades públicas debe ser el cliente, la
ciudadanía, es por este motivo que dentro de sus principios debe estar
comprender cuáles son las necesidades de los clientes y esforzarse por
cumplirlas.
Liderazgo: Una
conciencia hacia la calidad implica que desde a alta dirección de las
entidades, los esfuerzos estén direccionados al cumplimiento de objetivos. Para
este fin es necesario mantener un ambiente interno positivo en el que los
servidores públicos puedan llegar a involucrarse con las metas de la entidad.
Participación activa de
los servidores públicos: Este se debe ver como un compromiso de los servidores
públicos pues es a partir de su participación activa que se logran alcanzar los
objetivos de la entidad.
Enfoque basado en
procesos: Como mencionamos anteriormente, en las entidades existe una red de
procesos en la que se debe trabajar para generar valor. Los objetivos se
alcanzan cuando las actividades y recursos se gestionan como un proceso.
Mejora continua: La
mejora continua del desempeño de la entidad debe ser un objetivo permanente
para aumentar la eficacia, eficiencia y efectividad. Por esta razón, se debe
estar en búsqueda constante de implementar mejores maneras de entregar
productos o prestar servicios.
Enfoque basado en
hechos y datos para la toma de decisiones: Es fundamental que la toma de todo
tipo de decisiones de cualquier nivel en la entidad, se base en el análisis de
datos e información y no simplemente en la intuición.
Coordinación,
cooperación y articulación: Es fundamental el trabajo en equipo dentro de las
entidades y entre las entidades públicas. Este principio se centra en el
desarrollo de relaciones que beneficien a la ciudadanía y que permitan usar de
manera racional los recursos.
Transparencia: El
elemento más importante para la gestión de cualquier entidad que maneja
recursos públicos es el de centrar su gestión en actuaciones y decisiones
claras. Por este motivo, las entidades deben garantizar el acceso a la información
pertinente de sus procesos para facilitar el control social.
COMPATIBILIDAD CON
OTROS SISTEMAS DE GESTIÓN
En la administración
pública en Colombia existen tres herramientas que orientan la gestión pública
de las entidades:
El Sistema de Desarrollo
Administrativo: Que se centra en la planeación de la gestión estatal del orden
nacional.
El Sistema de Control
Interno: Que se orienta a la configuración de estructuras de control a la
gestión.
El Sistema de Gestión
de Calidad: Que se enfoca en la definición de acciones para mejorar el
desempeño de las entidades.
Estos tres sistemas
existen con el objetivo de fortalecer el desempeño institucional y la gestión
de las entidades en términos de recursos humanos, materiales y financieros. Por
este motivo, a la hora de ejecutar la planeación estratégica de una entidad, es
fundamental articular estas tres herramientas. Articularlas tiene que ver, no
solo con tenerlas en cuenta, sino con detectar los elementos comunes y así
evitar duplicidad de acciones y esfuerzos de más.
RELACIÓN CON EL MECI Y
EL MIPG
Con el fin de que la
calidad sea una condición permanente característica esencial de la gestión
institucional, la NTC GP 1000 pasó a ser parte del Modelo Integrado de
Planeación y Gestión – MIPG.
Con relación al Modelo
Estándar de Control Interno - MECI es necesario tener en cuenta que la NTC GP
1000 no implica la implementación total de este modelo, sin embargo sí aporta a
su cumplimiento.
LA CERTIFICACIÓN DE LA
NTC GP 1000
Como mencionamos, la
implementación de esta norma es de carácter obligatorio para todas las
entidades públicas. Dicha certificación debía hacerse por medio de un organismo
independiente que evaluara la conformidad del sistema de gestión implementado.
A pesar de que la NTC GP 1000 pasó a ser parte del Modelo Integrado de
Planeación y Gestión – MIPG, aquellas entidades que cuenten con certificaciones
otorgadas de conformidad con la Norma Técnica de Calidad de la Gestión NTC GP
1000, seguirán teniéndolas vigentes hasta la fecha para la que fueron
expedidas, lo que no generará ningún conflicto con las certificaciones
existentes.
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