CONTROL
INTERNO ENTIDADES PÚBLICAS
La Función Pública respondió
mediante un chat temático los interrogantes de los servidores públicos acerca
de la función de la oficina de Control Interno, dependencia encargada de
evaluar y realizar seguimiento continuo, de forma independiente, a la gestión
de las entidades y al mejoramiento de sus procesos. A continuación, se exponen
algunas preguntas de los ciudadanos que participaron en el chat:
¿Qué beneficios brinda la
implementación de un Sistema de Control Interno?
Mediante la implementación
del Sistema de Control Interno, la entidad cuenta con una serie de herramientas
que de forma razonable le van permitir alcanzar la eficiencia, eficacia y
transparencia en el ejercicio de sus funciones.
¿Qué funciones tiene la
Oficina de Control Interno o quien haga sus veces en las entidades?
Las funciones de la Oficina
de Control Interno o quien haga sus veces se enmarca en cinco funciones:
valoración del riesgo, acompañamiento y asesoría, evaluación y seguimiento,
fomento de la cultura del control y relación con los entes externos.
¿Cuál es la misión de la
Oficina de Control Interno?
La misión de la oficina de
Control Interno debe estar centrada en asesorar a la dirección en la
continuidad del proceso administrativo, la reevaluación de los planes
establecidos y en la introducción de los correctivos necesarios para el
cumplimiento de las metas u objetivos previstos.
¿Qué informe se debe
presentar al nuevo líder de la entidad en calidad de Control Interno?
La Circular Conjunta 018 de
2015 establece los aspectos generales y etapas para el proceso de empalme; así
mismo, la Función Pública y el Departamento Nacional de Planeación determinaron
una serie de formatos para poder realizar el empalme, de acuerdo con esta
información se deberá elaborar un informe que responda a este proceso que puede
variar en extensión y contenido de acuerdo con la complejidad de cada entidad.
La Circular dice que el jefe
de Control Interno y el Personero deben elaborar un informe, claro y
pormenorizado del proceso de empalme. ¿Este informe debe ser presentado por los
dos o por cada uno aparte?
La circular establece para
ambos servidores un informe, cada uno debe presentar uno.
Si una entidad pública no
cuenta con jefe de Control Interno de planta, pero sí cuenta con asesores en
este tema, ¿Es viable participar en los empalmes?
Para las entidades que no
tienen creado el cargo, los representantes legales están en la obligación de
asignar las funciones de control interno a otro cargo dentro de la entidad,
este servidor es quien hace las veces de Jefe de Control Interno y deberá
participar en el proceso de empalme.
¿Cómo funciona el tema de
los empalmes en las Empresas Sociales del Estado, por cuanto las gerencias de
éstas van hasta el 31 de marzo?
El proceso de empalme es
para las administraciones centrales; no obstante, para las entidades
descentralizadas del municipio cada administración determinará lo que deban
incluir de éstas.
¿El control previo debe ser
ejercido por Control Interno?
El control previo fue
eliminado por la Constitución del 91; ahora, las oficinas de Control Interno
realizan procesos de auditoria y actividades de seguimiento que facilitan la
generación de alertas a la administración. Este es un tema preventivo que no
debe confundirse con el control previo.
¿El seguimiento a la
contratación que hace la Oficina de Control Interno se puede hacer aplicando
una muestra de los contratos o tiene que ser a todos los contratos?
Efectivamente se pueden
aplicar muestras, dependiendo del universo de contratos; en general, no es
posible atender todo el universo dada la capacidad de la Oficina de Control
Interno.
Dentro de los roles de la
Oficina de Control Interno se encuentra la de asesoría y acompañamiento, que
generalmente se realiza con la asistencia del jefe de la oficina a los
diferentes comités. En el caso de que el jefe de Control Interno no sea
invitado por la administración a los comités, ¿Qué se puede hacer?
Este tema se debe tratar en
el marco del Comité de Coordinación de Control Interno, dando a conocer a la
administración sobre sus roles y la importancia de poder acompañar este tipo de
procesos internos, se deberá hacer énfasis en que se trata de un tema
preventivo y que usted puede asistir con voz pero sin voto.
¿El rol de asesoría y
acompañamiento se puede hacer porque los procesos lo solicitan o es necesario
entrar a ofrecer la asesoría y correr el riesgo de terminar haciendo las
actividades y perder la independencia?
Las actividades de asesoría
y acompañamiento se pueden programar al inicio de cada vigencia a través del
Programa Anual, de modo tal que se establezcan claramente los límites de la asesoría
y evitar situaciones como las manifestadas.
¿Cómo pueden acceder la
Oficina de Control Interno a las herramientas de las guías de auditoría?
El interesado debe enviar la
solicitud al correo
webmaster@funcionpublica.gov.co
¿Qué actividades están incluidas
en el rol de administración del riesgo, además de realizar la evaluación de los
controles?
Frente a la administración
del riesgo, la Oficina de Control Interno debe tener un papel proactivo, a
través de la medición de la efectividad de los controles, capacitando en la
metodología y haciendo seguimientos a la actualización de los mapas de riesgos
estén actualizados.
¿Hay alguna información que
tenga restricción o que por confidencialidad no sea suministrada al equipo
auditor?
En principio, no existe
ninguna información vedada o restringida a la Oficina de Control Interno, pero
se debe garantizar la confidencialidad de la información cuando por ley sea
necesario.
¿Cuáles son las formas más
comunes de adelantar el rol de promoción de la cultura del autocontrol?
No hay una forma común para
fomentar la cultura del control, pero generalmente se utilizan actividades
lúdicas que permitan la apropiación de los conceptos del autocontrol. Así
mismo, pueden incrementar su efectividad a través de metodologías y buenas
prácticas, orientando a los procesos y sus líderes hacia éstas.
¿El periodo de los
funcionarios que hacen las veces de los jefes de Control Interno (secretarios
generales y/o secretarios de planeación) también se debe tomar hasta la mitad
del periodo del alcalde electo?
Los servidores que tienen
asignadas las funciones de Control Interno como son los Secretarios de las
alcaldías no les son aplicables los lineamientos de la Ley 1474 de 2011. Siguen
siendo servidores de libre nombramiento y remoción, así tengan asignadas las
funciones de Control Interno.
¿Qué pasará con el perfil de
los servidores de la Oficina de Control Interno, pues conforme a la ley 87
deben ser multidisciplinarios más no auditores?
Es importante recordar que
el perfil del jefe de Control Interno no se limita a la Ley 87 de 1993. Acorde
con la Circular 100-02 de 2011, emitida por Función Pública, se determina una
serie de competencias sobre las cuales cada servidor debe propender por
profundizar.
¿El jefe de Control Interno
y los servidores de la Oficina pueden adelantar auditorías internas de calidad?
La Oficina de Control
Interno puede adelantar auditorías de calidad siempre y cuando estén formados
como auditores internos de calidad.
¿Frente a la Circular 05 del
19 de octubre de 2015, qué lineamientos deben seguir los jefes de control
interno para elaborar el informe de control interno contable y el de los
estados financieros de la entidad?
El tema de Control Interno
Contable debe ser consultado directamente a la Contaduría General de la Nación,
entidad competente para pronunciarse en la materia.
Si la oficina de control
interno hace recomendaciones frente a una situación y se observa que el
funcionario competente no emprende la acción, ¿Con qué herramientas cuenta la
oficina para hacer frente a este caso?
En este caso se debe acudir
el comité de coordinación de control interno para que se tomen las decisiones
necesarias, quedando en el acta la posición de la oficina de control interno y
la decisión del Comité.
¿Cuál es el rol de la
Oficina de Control Interno ante los planes de mejoramiento, en especial los
suscritos con ocasión de las auditorias de la Contraloría?
Es importante recordar que la
guía rol de las oficinas de Control Interno determina las actividades en torno
a los 5 roles de la oficina, que no se limita al tema de auditorías internas;
adicionalmente, la guía de auditoria refuerza los demás roles haciendo énfasis
en la asesoría y en el acompañamiento de esta oficinas. Si bien no le compete a
la oficina resolver o elaborar los planes de mejoramiento para el organismo de
control sí debe asesorar a los procesos con el fin de adelantar estas
actividades con mayor eficiencia y efectividad.
En el tema de riesgos
¿Existe una guía emitida por Función Pública?
La guía de riesgos ha sido
actualizada en el 2014 y la puede solicitar con sus herramientas al correo
webmaster@funcionpublica.gov.co
Frente al tema de
acompañamiento y asesorías ¿Qué soportes debe dejar la Oficina de Control
Interno?
Dependerá de la actividad
que esté programando: si se trata, por ejemplo, de acompañamiento en el tema de
riesgos, podrían ser las actas de las mesas de trabajo. Si se trata de
actividades lúdicas, el soporte podría ser material fotográfico, no existen
evidencias genéricas dependerá de las actividades que se realicen.
Frente al rol de relación
con los entes externos, ¿Es la Oficina de Control Interno la encargada de
contestar los requerimientos remitidos por ellos, o simplemente debe velar por
que los servidores los contesten en los términos fijados?
Frente a los requerimientos
de entes externos, la Oficina de Control Interno podrá consolidar la
información que se necesite, si bien no le compete a la oficina resolver o
elaborar los planes de mejoramiento para el organismo de control sí debe
asesorar a los procesos con el fin de adelantar estas actividades con mayor
eficiencia y efectividad.
¿Qué papel debe asumir la
oficina en caso de que un servidores no haya cumplido con la entrega de algún
producto o servicio?
En este caso dependerá de la
complejidad del incumplimiento, pero podrá poner en conocimiento de la
Administración tal situación, con el fin de que se tomen las decisiones del
caso.
¿El jefe de Control Interno
puede ser supervisor del contrato de auditoría externa de calidad?
Si bien el jefe de Control
Interno es el líder de las auditorías internas, es importante recordar que la
ley 87 de 1933 prohíbe expresamente su participación mediante autorizaciones o
refrendaciones, por lo que no sería viable que fuera supervisor de ningún
contrato así sea tenga que ver con auditorías externas.
¿El seguimiento a la
contratación que hace la Oficina de Control Interno puede centrarse en el
cumplimiento del Plan Anual de Adquisiciones?
El alcance de la auditoría
lo determina la Oficina de Control Interno, de tal forma que podrá hacer
seguimiento al cumplimiento del Plan Anual de Adquisiciones si así lo
determina; sin embargo, es recomendable que se hagan otros seguimientos a temas
prioritarios por los recursos e impactos.
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